Rechnungen korrekt ausstellen und verwalten

Wann immer du mit deinem Start-up eine Ware geliefert oder eine Leistung erbracht hast, stellst du diese deinem Kunden in Rechnung. Typische Fehler dabei sind zum Beispiel fehlende Angaben oder ein falscher Steuerausweis. Im schlimmsten Fall kann dann keine Vorsteuer abgezogen werden und du bleibst auf den Kosten sitzen. Um das zu vermeiden, solltest du Folgendes wissen:

Form der Rechnungsstellung

Eine Rechnung kannst du deinem Kunden auf Papier oder in elektronischer Form zukommen lassen. Bei Rechnungen per E-Mail gelten allerdings gesonderte Bedingungen. Versendest du eine Rechnung per Faxgerät, ist eine Kopie auf Papier empfehlenswert. Der Grund liegt darin, dass für Rechnungen eines Unternehmens bestimmte Aufbewahrungsfristen gelten. Die Schrift auf dem Thermopapier eines Faxgerätes verblasst mit der Zeit. Wenn man diese auf der Rechnung nicht mehr lesen kann, kannst du die vorgeschriebene Frist nicht gesetzeskonform einhalten.

Aufbewahrungsfristen

Wenn du mit deinem Start-up nach dem Steuer- und Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet bist, geht damit gleichzeitig eine bestimmte Aufbewahrungsfrist einher. Diese ist überwiegend in § 147 Abgabenordnung geregelt. Für Rechnungen gilt dementsprechend eine Frist zur Aufbewahrung von zehn Jahren.

Pflichtangaben, die eine Rechnung enthalten muss

Unabhängig davon, ob du die Rechnung auf Papier oder elektronisch erstellst – für ihre Gültigkeit muss sie folgende Angaben enthalten:

• Vor- und Zuname sowie vollständige Adresse sowohl deines Start-ups als auch deines Kunden
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Steuernummer
• Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung
• Angabe über den Grund der Rechnungsstellung (zum Beispiel Menge und Art der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung)
• Leistungszeitpunkt
• Betrag der Rechnung, aufgegliedert in
• Nettobetrag
• Höhe der Umsatzsteuer
• Höhe des Steuerbetrags
• Vereinbarte Rabatte oder Skonto
• Falls du vom Leistungsempfänger eine Gutschrift erhalten hast, ist keine Rechnung erforderlich. In diesem Fall muss die Gutschrift allerdings die Steuernummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Start-ups enthalten.

Das solltest du außerdem wissen

Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Rechnungen von deinem Start-up an andere Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten stellen, nachdem du die Leistung erbracht hast. Bei Privatkunden bist du grundsätzlich an keine Frist gebunden. Du solltest aber auch in diesem Fall deine Leistung zeitnah verrechnen, um nicht Gefahr zu laufen, den Überblick zu verlieren.

Zusätzliche Angaben

Am besten du hinterlegst auf der Rechnung deine Bankverbindung. Dann weiß der Kunde direkt, wo er das Geld hin überweisen kann.

Unterschrift?

Eine Rechnung deines Start-ups muss nicht mit einer Unterschrift versehen sein, es reicht das reine Formular.

Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen

Wenn du lediglich eine Vorlage für Rechnungen benötigst, hast du die Möglichkeit, dir eine solche online downzuloaden. Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest, kannst du ein erstes Formular von einem Steuerberater prüfen lassen. So vermeidest du, dass sich Fehler einschleichen. Wenn du hinsichtlich deiner gesamten Auftragsverwaltung und -bearbeitung Unterstützung brauchst und diese digital führen möchtest, solltest du dir von Beginn an ein entsprechendes Rechnungsprogramm zulegen. Mit einem solchen kannst du nicht nur deine Rechnungen schreiben, sondern ebenso Aufträge bearbeiten, deinen wachsenden Kundenstamm verwalten oder Online-Banking betreiben. Das macht deine Arbeitseinteilung effizient, wodurch du Zeit sparst. Gerade zu Beginn einer Unternehmensgründung kann es sehr vorteilhaft sein, wenn du deine Konzentration in die eigentliche Auftragsbeschaffung und -bearbeitung stecken kannst ohne zu sehr mit administrativen Aufgaben beschäftigt zu sein.